Préparer et organiser une réunion : les étapes à suivre

Avez-vous une réunion professionnelle à préparer ? Vous le faites peut-être pour la première fois et vous avez besoin de conseils ? Cet article démantèle toutes les étapes pour réussir à organiser une réunion comme un professionnel.

Se mettre en condition pour mieux organiser la réunion

La première chose à faire est de vous préparer mentalement aux démarches qui vous attendent. Certes, organiser une réunion réussie est essentiel pour votre vie personnelle et professionnelle, mais évitez de vous mettre trop la pression. D’autant plus que les prestations de location de salle à Nice et de nombreux outils d’organisation peuvent déjà vous décharger de nombreuses tâches liées à l’organisation de ce meeting. Prenez tout simplement le temps nécessaire pour préparer au mieux cette rencontre.

Avant de commencer toutes les démarches, préparez-vous mentalement. Certaines entreprises ont recours aux services de professionnels pour organiser des entrevues suivant les enjeux de ceux-ci. Vous ne pouvez donc pas avoir un résultat parfait dès votre première réunion organisée, alors ne soyez pas trop sévère envers vous-même. En revanche, faites de votre mieux en étant aussi méticuleux que vous le pouvez pour organiser une réunion productive et engageante.

Ensuite, pensez à vous préparer physiquement à cette tâche qui vous demandera aussi beaucoup d’énergie. Manger sainement, bien vous hydrater quotidiennement, vous décharger peu à peu de vos autres tâches pour vous consacrer au maximum à cette rencontre. Il serait dommage de tomber malade avant le jour J et de ne pas pouvoir y assister… ou de tomber malade tout court.

Les étapes pour organiser une réunion réussie

Suivez ces quelques étapes pour organiser une réunion comme un professionnel :

Définir l’objectif de la réunion

Définir les objectifs fait partie des étapes préparatoires incontournables. Si vous ne mettez pas les points sur les principaux objectifs de cette entrevue, cela peut vous mener à un échec dans votre mission. Tous vos efforts seront réduits à une perte de temps et d’énergie.

Posez-vous donc les bonnes questions pour structurer la réunion afin de mener chaque discussion vers des résultats concrets. Il existe plusieurs fins possibles. Vous pouvez notamment en organiser pour :

• Partager des informations,
• Convaincre les participants à adhérer à une idée ou à un groupe
• Prendre une décision commune
• Trouver des solutions à un problème commun
• Collaborer sur un projet

À partir du moment où vous avez défini ces objectifs, vous pourrez entamer la planification de cette entrevue.

Lister les participants et les intervenants

Qui souhaitez-vous réunir ? Cette étape consiste à choisir judicieusement les participants. Cela doit être fait suivant une stratégie réfléchie pour éviter une perte de temps et d’argent par conséquent. Selon l’objet de la réunion, il est important que chaque participant puisse apporter sa pierre à l’édifice. Chaque contribution doit être significative et apporter une dynamique équilibrée pour que les échanges soient aussi fructueux que possible.

À la fin de cette étape, vous devriez avoir une liste de personnes avec les compétences nécessaires afin que les objectifs soient atteints. S’il s’agit d’une réunion qui a pour objectif la prise de décision, inviter les personnes concernées par les décisions prises peut également être nécessaire.

Établir un ordre du jour

Un ordre du jour liste dans l’ordre les points qui seront évoqués lors de la réunion. C’est un plan à suivre pour que les participants se concentrent sur ce qui compte réellement et ne pas sortir du thème. Vous pouvez y joindre des liens vers les informations qu’ils doivent détenir avant la réunion. Cela évitera des questions qui n’ont plus lieu d’être, car les réponses ont déjà été données dans les documents. Ces derniers peuvent aussi servir à influencer certaines décisions qui seront prises au moment de la réunion. Il est également possible de s’en servir pour la prise de notes.

Comme un fil conducteur, il permet à chacun des participants de connaître ses tâches et de facilement suivre le cap. Un ordre du jour témoigne également de l’importance que vous donnez au temps de chacun des participants.

Pensez à hiérarchiser tous les éléments qui seront présents dans ce document. Vous pouvez notamment les classer dans trois catégories :

• Les informations
• Les sujets de discussion
• Les actions à traiter

Ensuite, classez-les par ordre de priorité pour que les éléments primordiaux soient traités durant les premières heures.

Fixez un timing précis pour chaque sujet et affichez-les dans l’ordre du jour. Si personne ne semble se plaindre des réunions qui se terminent plus tôt que prévu, le cas contraire est souvent frustrant pour les participants.

Choisir une salle de réunion

Si vous avez déjà une salle de réunion à votre disposition, il ne vous reste plus qu’à l’aménager en fonction du format de réunion et du nombre de participants. Dans le cas contraire, il est important de pouvoir en trouver une qui réponde à vos exigences au plus vite. En effet, si vous voulez que votre réunion se tienne au moment prévu, réservez votre salle de prédilection rapidement.

Vous pouvez choisir la salle de réunion idéale en tenant compte de la superficie et de la capacité d’accueil. Si vous pensez réunir une dizaine de personnes, louer une grande salle pour 100 personnes pourrait vous faire perdre de l’argent inutilement. Le meilleur endroit pour organiser une réunion ne doit être ni sous-dimensionné ni surdimensionné.

Aujourd’hui qu’internet fait partie de nos vies de manière intégrale, il serait judicieux de prévoir votre réunion dans un local où vous avez accès à des infrastructures connectées. Une connexion wifi haut débit est de mise. Assurez-vous également que la salle est bien équipée du matériel pédagogique nécessaire à votre réunion pour ne pas devoir en louer ailleurs.

Enfin, il y a les services supplémentaires dont les participants pourront profiter comme la possibilité de se restaurer sur place ou de se loger non loin pour ceux qui viennent de loin. Un jardin privé et une zone fumeurs sont aussi à prévoir dans la mesure du possible.

Envoyer les invitations

Envoyer l’invitation fait partie des étapes indispensables pour organiser une réunion réussie, car elle contient un maximum de détails sur le meeting. Maintenant que vous savez quand et où va se tenir la rencontre professionnelle, il est temps d’en informer les participants. Vous pouvez l’envoyer avec ou sans l’ordre du jour, car ce dernier peut être envoyé uniquement après que la personne ait confirmé sa présence.

Recevoir leur invitation le plus tôt possible va permettre à un maximum de personnes de répondre présent. En effet, elles pourront facilement intégrer la réunion à leur agenda.

Vous avez plusieurs solutions pour envoyer les invitations. Les envoyer par mail est la meilleure et la plus pratique des alternatives. Les poster est une option, mais à l’époque de la digitale, rien ne vaut un email bien travaillé.

Confirmer la présence de vos invités

Dans l’idéal, affichez une date limite dans l’invitation pour que les invités puissent confirmer leur présence quelques jours avant le jour J. C’est important pour votre organisation et cela peut avoir un impact sur votre image. Avoir plusieurs chaises vides le jour J peut refléter une mauvaise organisation. Si vous avez un chiffre précis des personnes qui assisteront à la rencontre par exemple, vous pourrez ajuster l’agencement de la salle en fonction du taux de présence.

Conduire une réunion professionnelle : nos conseils

Une réunion professionnelle se déroule généralement en 3 grandes étapes :

L’introduction

Le premier défi à relever est de commencer à l’heure mentionnée dans l’invitation. C’est le moment pour vous de distribuer une bouteille d’eau ou l’ordre du jour si cela fait partie de votre programme. Saluez et remerciez tous ceux qui ont répondu présents et qui ont fait de leur mieux pour arriver à l’heure. Enchaînez avec une présentation si cela s’avère nécessaire. Ensuite, rappelez les objectifs de la réunion et le planning à suivre pour son bon déroulement.

La phase de production

C’est dans cette phase que l’animateur amorce les débats. Veillez à bien cadrer les échanges pour suivre votre ordre du jour. Tout le monde doit s’exprimer, car cela prouve l’enthousiasme des participants. Cependant, en même temps, il est essentiel que le temps de parole soit bien réparti et respecté. Pensez également à anticiper d’éventuelles divergences d’idées, ce qui n’est pas rare lors des réunions. La réflexion doit se diriger dans le bon rythme et dans le bon sens.

La conclusion

À la fin, vous devriez faire une synthèse des décisions qui ont été prises. Il est important que les participants sachent si les objectifs ont été atteints. Si c’est le cas, alors le travail effectué peut être verrouillé.

C’est aussi le moment de leur communiquer les futures actions qui en découleront. Après la rencontre, faites parvenir un compte rendu à tous les participants.

Pour conclure

Organiser une réunion de travail n’est pas de tout repos. Si une expérience n’est pas forcément utile, être pointilleux sur les détails va vous permettre d’obtenir un résultat professionnel. Ne négligez aucune étape et faites en sorte de tout organiser assez tôt pour avoir une certaine marge en cas d’imprévu. Aussi, rappelez-vous que la participation de tous les invités au débat est déjà une première réussite. Ensuite, si jamais certains objectifs n’ont pas été atteints, ce n’est pas forcément à cause d’une mauvaise organisation de votre part.